Важность корректного оформления и заверения кадровых документов нельзя преуменьшать. В этой статье мы рассмотрим несколько способов правильно заверить кадровые документы, чтобы сделать их юридически действительными.

Кадровые документы являются одними из самых важных документов, которые оформляются в каждой компании. В них содержится информация о персонале, его должности, окладе и других важных данных. Правильное оформление и заверение этих документов не только облегчает работу HR-специалистам, но и является необходимым условием для юридической действительности таких документов. В этой статье мы рассмотрим несколько способов, как правильно заверить кадровые документы.

1. Подписание документов сотрудником и руководителем

Кадровые документы должны быть подписаны не только сотрудником, но и его руководителем. В случае, если документы касаются структурного подразделения или отдела, подпись на них должен поставить соответствующий руководитель. Обязательно следует указать дату подписания документа.

2. Использование бумажных носителей

При оформлении кадровых документов следует использовать бумажные носители. Даже если компания использует электронную систему управления документами, оригиналы кадровых документов должны храниться в бумажном виде. Бумажные носители облегчают задачу по юридическому заверению документов.

3. Подписание документов сотрудником в присутствии свидетеля

Некоторые компании, особенно крупные корпорации, требуют, чтобы сотрудник подписал кадровые документы не только в присутствии руководителя, но и свидетеля. Этот подход уменьшает риск споров и недоразумений, связанных с подписанием документов, и повышает юридическую значимость этих документов.

4. Использование печати компании и оттиска подписи

Подписание кадровых документов должно происходить с использованием официальной печати компании и оттиска подписи. Это дополнительно защищает документы от подделок и взломов. Каждый сотрудник должен пройти процедуру регистрации своей подписи и отпечатков пальцев в соответствующих подразделениях компании.

Возможно, озаботиться юридическим заверением кадровых документов не самое увлекательное занятие, но его важность неоспорима. Заверение документов обеспечивает необходимую юридическую значимость и способствует обеспечению правильной работы HR-службы в компании. Поэтому необходимо следовать правильной процедуре и тщательно относиться к оформлению кадровых документов.